Mandatos: Digitale Ratsarbeit in Windeck – Der Rat der Gemeinde Windeck arbeitet künftig papierlos

Fast ein Jahr ist es nun her, dass der Rat der Gemeinde Windeck die Einführung der digitalen Ratsarbeit mit „Mandatos“ beschlossen hat.

Bei den Themen Ratsinformation und digitale Gremienarbeit setzt man in Windeck auf die Software-Lösungen der Firma Somacos. Bereits seit 2002 arbeitet die Verwaltung mit dem Ratsinformationssystem Session und SessionNet.

Bislang erhalten sämtliche Ratsmitglieder und sachkundige Bürger/innen  Sitzungsunterlagen wie Einladungen, Vorlagen und Niederschriften in gedruckter Form. Das führt mitunter zu zentimeterdicken Papierstapeln – die außerdem beim Versand entsprechendes Porto nach sich ziehen. Zwar verfügt Windeck über ein so genanntes Ratsinformationssystem, durch das per Internet Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Jedoch war es bisher nicht möglich, diese Unterlagen in digitaler Form während einer Sitzung abzurufen. Nun wurden alle Ratsmitglieder mit entsprechenden Endgeräten ausgestattet und können digital arbeiten.

Die App „Mandatos“ ermöglicht dem Rat auch den Offline-Zugriff auf Sitzungsdokumente. Es besteht die Möglichkeit, Textstellen zu kommentieren und zu markieren. Auch die sichere und strukturierte Ablage der Dokumente sowie die Volltextsuche sind gewährleistet. Dank der handlichen Tablets und der einfach bedienbaren Mandatos-Android-App stehen den Kommunalpolitikern und -politikerinnen alle Sitzungsunterlagen in digitaler Form zur Verfügung. Auch die Vor- und Nachbereitungen von Sitzungen erfolgen papierlos. In Zusammenarbeit mit der EDV-Abteilung sowie dem Ratsbüro wurden die Geräte eingerichtet. Durch eine Nutzungsvereinbarung wurden der Einsatz, die Nutzung und der Umgang mit den Geräten geregelt.

Nach der Schulung der Ratsmitglieder sollen die restlichen Sitzungen des Jahres, noch parallel zum Papierversand, mit dem Android-Gerät durchgeführt werden. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase soll dann ab dem 01.01.2016 papierlos gearbeitet werden. Dies wurde in der vergangenen Ratssitzung einstimmig beschlossen.

Nach Berechnungen der Verwaltung wird die Gemeinde bis zu 3.000 Euro jährlich dadurch sparen, dass die 32 Ratsherren und -frauen für die Dauer ihrer Amtszeit auf die konventionelle Papierzustellung verzichten und dafür ein Endgerät zur Verfügung gestellt bekommen.

Für sachkundige Bürger/innen lohnt sich die Bereitstellung von Endgeräten jedoch nicht. Sie erhalten zu selten Unterlagen, als dass sich dann noch ein wirtschaftlicher Vorteil für die Gemeinde ergeben würde. Daher erhalten diese sämtliche Unterlagen weiterhin in Papierform.

Neben der Kostenersparnis für Papier, Druck und Versand steht natürlich auch die Umweltfreundlichkeit im Vordergrund.

Von der Einführung der digitalen Gremienarbeit erhoffe ich mir eine Arbeitserleichterung für alle Beteiligten, sei es in der Verwaltung durch Wegfall der Kopier- und Versandarbeiten oder bei den Ratsmitgliedern durch eine erheblich erleichterte Arbeitsweise.

(Text: Gemeinde Windeck)